In dit document gaan we in op alle zaken die van belang zijn te weten als je vrijwilliger bent of wordt bij de VV. We gaan in op de uitgangspunten van het vrijwilligersbeleid van VV. Hieruit blijkt hoe de vereniging het vrijwilligerswerk ziet. Wat heeft VV vrijwilligers te bieden en waar kunnen vrijwilligers op rekenen? En wat vraagt VV van haar vrijwilligers?
Het vrijwilligersbeleid beschrijft de basisvoorwaarden waaraan moet worden voldaan door VV en/of de vrijwilliger om vrijwilligerswerk bij VV te kunnen doen.
Het Bestuur van de Vincentiusvereniging.
1 Doel van de VV en de kern van ons vrijwilligersbeleid
Doel van de VV
De VV is opgericht in 1846 en statutair gevestigd te ’s-Gravenhage.
De vereniging heeft, in navolging van Vincentius a Paulo, ten doel “het opsporen en lenigen van de geestelijke en maatschappelijke noden van individuen en groepen van personen, teneinde daardoor mede te werken aan de bevordering van het algemeen maatschappelijk welzijn". De vereniging bevordert de onderlinge saamhorigheid van de leden en begunstigers, die zich voor dit doel vrijwillig inzetten, daarbij gesteund en geïnspireerd door hun levensbeschouwelijk denken. Concreet gaat het vooral om armoedebestrijding en hulp bij geestelijke noden, bij kwetsbare mensen en die al dan niet in sociaal isolement leven.
Dit doel streeft VV, al sinds de oprichting in 1846, na met de hulp en inzet van vrijwilligers.
De activiteiten die VV uitvoert om die doelstellingen te bereiken veranderen regelmatig in de loop der tijd; deze passen zich zoveel mogelijk aan aan de tijd.
Van belang is om voor de uitvoering van de activiteiten duidelijk te maken wat wij van onze vrijwilligers verwachten en wat wij hen te bieden hebben.
Het vrijwilligerswerk van VV is gericht op jezelf in dienst stellen van de doelstellingen: armoedebestrijding en lenigen van geestelijke nood.
De Vincentiusvereniging Den Haag is lid van de landelijke Vincentiusvereniging Nederland
en hiermee van de wereldwijde organisatie van Vincentiusverenigingen.
2 Vrijwilligerswerk bij VV: soorten vrijwilligers
Het vrijwilligerswerk bij de VV is onder te verdelen in 5 soorten vrijwilligerswerk:
- - Uitvoerend vrijwilliger
- - Coördinerend vrijwilliger
- - Projectleider en waarnemend projectleider
- - Bestuursvrijwilliger
- - Deelnemer aan de Algemene Ledenvergadering (ALV)
Elk soort vrijwilliger heeft zijn eigen rol bij het plannen, organiseren en uitvoeren van het vrijwilligerswerk.
Uitvoerende werkzaamheden
Verreweg de meeste vrijwilligers binnen VV houden zich bezig met de feitelijke uitvoering van de activiteiten, bijvoorbeeld de Kledingbeurs of de Speelgoedbeurs. In samenspraak met de projectleider worden de uit te voeren werkzaamheden benoemd. Deze uitvoerende vrijwilligers vormen de basis van het werk van VV.
Coördinerende werkzaamheden
Als een vrijwilliger samenhang organiseert in een aantal uitvoerende werkzaamheden, waarbij 2 of meer uitvoerende vrijwilligers zijn betrokken, dan spreken we van een coördinerend vrijwilliger. Deze vrijwilliger neemt op voorstel van en in samenspraak met de projectleider een deel van de taken van de projectleider voor zijn/haar rekening. De coördinerend vrijwilliger is een vraagbaak voor de uitvoerende vrijwilligers.
Projectleider (en waarnemend projectleider)
Cruciaal voor het organiseren, coördineren en in goede banen leiden van de hoofdactiviteit, zoals bijvoorbeeld de Speelgoedbeurs of de Kledingbeurs, zijn de projectleiders. Deze vrijwillige projectleiders werken in opdracht en onder verantwoordelijkheid van het VV bestuur en vormen een schakel tussen bestuur en de uitvoerende vrijwilligers. Projectleiders kennen de vraag en het aanbod en brengen deze bij elkaar, coördineren de werkzaamheden, begeleiden uitvoerende en coördinerende vrijwilligers, zijn vraagbaak, en organiseren bijeenkomsten voor de eigen groep vrijwilligers. Verder draagt de projectleider verantwoordelijkheid voor borging van de continuïteit van de activiteit, voor het bemensen van de openings- en/of activiteiten-uren en voor het financieel verantwoording afleggen aan het bestuur, gerelateerd aan de begroting / planning.
Voor een projectleider stelt het bestuur een kleine vergoeding beschikbaar (zie verderop).
Als de projectleiders-functie voor langere tijd vacant is, kan een waarnemend projectleider tijdelijk in de plaats van de projectleider treden. Dit kan ook in duo- of trioschap worden opgepakt. Samen met het bestuur wordt bezien hoe alle taken van de projectleider vervangend kunnen worden belegd.
Bestuurlijke werkzaamheden
De vrijwilligers die actief zijn in het bestuur van VV worden bestuurlijke vrijwilligers genoemd. Zij maken plannen voor de korte en langere termijn, en geven op hoofdlijnen leiding aan de uitvoering ervan. Hun positie is geregeld in de statuten en in het huishoudelijk reglement van de vereniging.
Deelnemer aan de ALV
Naast de bestuurlijke vrijwilligers kent de VV ook de vrijwilligers die zitting hebben in de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV is het hoogste bestuursorgaan van de vereniging; het bestuur legt concept-besluiten voor aan de ALV en de ALV bepaalt uiteindelijk de koers van de vereniging. Deelnemers aan de ALV tonen betrokkenheid bij de werkzaamheden van de VV en het huishoudelijk reglement van de VV bepaalt dat “ieder lid wordt geacht werkzaamheden voor de vereniging te verrichten, hoe beperkt qua omvang en tijdsbeslag deze werkzaamheden ook zijn. Alleen aanwezigheid op de algemene ledenvergadering wordt als onvoldoende beschouwd”.
- Wat vraagt VV van haar vrijwilligers?
Elke activiteit van VV is anders. Van elke vrijwilliger worden dus weer andere
vaardigheden gevraagd. Wat alle vrijwilligers van VV echter met elkaar gemeen hebben, is dat van hen wordt verwacht dat zij werken naar de uitgangspunten en doelstellingen van de vereniging en dat zij betrokkenheid tonen bij de uitvoering van de activiteiten.
Om vrijwilliger bij VV te worden hoef je geen lid van de vereniging te zijn. Dat kan natuurlijk wel. Vrijwilligers bij VV:
Algemeen
- Beschikken over de juiste kwaliteiten en vaardigheden voor hun activiteit of moeten bereid en in staat zijn dit te leren. Het kunnen inzetten van gekwalificeerde vrijwilligers biedt de beste garantie voor kwalitatief goed vrijwilligerswerk. Alleen daarmee zijn “klanten / deelnemers” geholpen.
- Zijn 16 jaar of ouder. In principe kan iedereen van 16 jaar of ouder vrijwilliger worden van VV. Mocht de vereniging vrijwilligersactiviteiten ontplooien voor minderjarigen bijvoorbeeld, dan wordt de minimumleeftijd hoger gesteld. Hiervoor moeten vrijwilligers minimaal 18 jaar zijn.
- Willen 2 tot 8 uur in de week besteden aan het vrijwilligerswerk. Vrijwilligerswerk kent uiteraard grenzen die niet overschreden mogen worden om een activiteit nog vrijwilligerswerk te kunnen noemen. Bekend is dat juist mensen die zich vrijwillig voor een zaak inzetten soms grenzeloos kunnen zijn in de tijd die zij daarin willen investeren. Daarom is VV duidelijk over de tijdsinvestering die zij van haar vrijwilligers vraagt: in principe 2 tot 8 uur in de week. Maatwerk is mogelijk uiteraard, bijvoorbeeld als iemand 1 x per maand een hele dag of dagdeel werkt in plaats van iedere week een paar uur.
- Alle vrijwilligers bij VV overleggen per 1-1-2025 een verklaring omtrent het gedrag (VOG).
- Alle vrijwilligers houden zich aan het huishoudelijk reglement van de betreffende activiteit, waarvoor zij zich inzetten.
Uitvoerende / coördinerende
- Nemen deel aan werkoverleg en (eventueel) bijscholing. Dit is van belang voor het wegwijs raken in en ondersteuning bij het vrijwilligerswerk. Ook het contact dat hierdoor ontstaat met andere vrijwilligers, is zeer waardevol.
Projectleider
- Voor projectleiders kan het maximum aan te besteden uren enkele uren hoger liggen, tot ca 16 uur per week.
Bestuurswerk
- Vrijwilligers moeten lid worden van VV als ze bestuurswerk willen gaan doen. ALV-ers zijn uit de aard van hun activiteit al lid. Het lidmaatschap is immers van belang voor het kunnen meebeslissen over het beleid van de vereniging.
- Wat heeft VV vrijwilligers te bieden?
VV verwacht betrokkenheid van haar vrijwilligers. Daar staat echter ook het nodige tegenover:
- Vrijwilligers worden – als ze zich nieuw aanmelden of voornemens zijn zich aan te melden - gewezen op de website van de VV voor algemene informatie over de vereniging. De website is te beschouwen als het introductie- en informatiepakket. Hiermee kun je kennismaken met de organisatie en de diverse activiteiten van VV. Op grond daarvan kan de vrijwilliger een afgewogen keuze maken of hij/zij zich voor VV wil inzetten. Aanvullend kan bij voldoende deelnemers ook voorafgaand aan de zomer- en/of kerstborrel een nadere kennismakingsbijeenkomst volgen.
- Deelname aan introductiebijeenkomsten binnen de eigen activiteit voor alle nieuwe vrijwilligers om kennis te maken met de eigen activiteit en verdere organisatie.
- Alle vrijwilligers hebben minimaal 1 keer per jaar een gesprek over de beleving bij VV: projectleiders met hun uitvoerende en coördinerende vrijwilligers en 1 of meer bestuursleden met projectleiders en andere vrijwilligers.
- Vrijwilligersbijeenkomsten en eventuele trainingsbijeenkomsten.
Wie vrijwilliger is bij VV kan rekenen op begeleiding door een projectleider en contacten en/of overleg met andere vrijwilligers. Voor vrijwilligers is het opdoen van kennis en het vergroten van vaardigheden minstens zo waardevol, omdat zij hun werk hierdoor met nog meer plezier, zelfvertrouwen en voldoening kunnen uitvoeren.
- VV en vrijwilliger ondertekenen een lichte vorm van vrijwilligersovereenkomst, waarin een aantal basale zaken zijn opgenomen, waaronder verzekeringen en privacy-garantie voor vrijwilligers.
- Persoonlijke aandacht: uitvoerende en coördinerende vrijwilligers kunnen rekenen op begeleiding door de projectleider. De coördinatoren begeleiden op hun beurt ook de uitvoerende vrijwilligers. De begeleiding van vrijwilligers is gericht op het werk en op de persoon. Taakgerichte begeleiding bestaat uit hulp en ondersteuning bij de uitvoering van het werk.
- Cursussen kunnen naar behoefte via PEP-organisatie worden gevolgd.
- De mogelijkheid bestaat om mee te denken over het beleid van VV door aanmelding als lid van de ALV; de ALV gaat over de toelating tot de ALV.
- Ook van vrijwilligers die geen lid zijn wordt de mening op prijs gesteld. Zij kunnen hun mening geven, bijvoorbeeld via hun projectleider of rechtstreeks aan het bestuur.
- Als je stopt...
Als een vrijwilliger zijn werk voor VV wil of moet beëindigen, neemt VV afscheid in een persoonlijk (exit-) gesprek. VV wil graag weten hoe vertrekkende vrijwilligers hun werk hebben ervaren en of zij suggesties hebben om zaken beter of anders te organiseren. Ook wil de vereniging vertrekkende vrijwilligers graag betrokken houden bij VV. Wellicht zijn er andere werkzaamheden waaraan men zich zou willen verbinden.
- Waar kunnen vrijwilligers nog meer op rekenen? Randvoorwaarden en faciliteiten
Om je werk als vrijwilliger goed te kunnen doen, moet je van een aantal zaken kunnen uitgaan. Zaken die vooraf zijn geregeld en waarnaar je geen omkijken hebt. Zo kunnen vrijwilligers rekenen op:
Reiskostenvergoeding
Het doen van vrijwilligerswerk brengt mogelijk reiskosten met zich mee. Deze kosten krijgen vrijwilligers - indien gewenst - uiteraard vergoed. Reiskosten worden op declaratiebasis vergoed en op basis van de kosten van een reis met het (2e klas) openbaar vervoer. Hiervan wordt alleen afgeweken als hiervoor een redelijke aanleiding is en als hierover vooraf met het bestuur een goede afspraak is gemaakt.
Verzekering tegen aansprakelijkheid, schade en ongevallen
Vrijwilligerswerk brengt ook risico’s met zich mee, voor de vereniging maar ook voor de vrijwilligers. Daarom ben je als vrijwilliger verzekerd voor schade die je toebrengt tijdens het vrijwilligerswerk of als je tijdens het uitvoeren van het vrijwilligerswerk betrokken raakt bij een ongeluk.
Alle vrijwilligers kunnen aanspraak maken op de collectieve ongevallenverzekering van VV.
Deze verzekering is van kracht tijdens het vrijwilligerswerk zelf en tijdens het reizen van en naar de locatie waar het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd.
De verzekeringen vallen onder een algemene Haagse polis, afgesloten door de gemeente Den Haag.
Ook aan bestuurswerk zijn risico’s verbonden. Deze heeft de vereniging voor haar bestuurlijke vrijwilligers afgedekt met een aansprakelijkheidsverzekering voor bestuursleden.
Een veilige werkomgeving
VV vindt het belangrijk dat vrijwilligers zich veilig voelen. Er kunnen zich ongewenste situaties voordoen: klanten / hulpvragers / collega-vrijwilligers kunnen bedoelingen hebben die een vrijwilliger niet op prijs stelt.
Van de uitvoerende vrijwilligers wordt verwacht dat zij bedreigende of onveilige situaties en vermoedens van ernstige misstanden doorgeven aan hun projectleider, of – als daar aanleiding voor is – aan het bestuur of een bestuurslid. Als vrijwilligers dit soort zaken voor zich houden, vergroten zij het risico dat zij tijdens hun vrijwilligerswerk lopen.
In vrijwilligersbijeenkomsten van de uitvoerende vrijwilligers kunnen onaangename voorvallen worden besproken als praktijksituaties waarvan te leren valt.
Gedragscode
VV heeft een ‘gedragscode ter voorkoming en bestrijding van ongewenst gedrag’ (zie bijlage). Agressie, discriminatie en seksuele intimidatie worden in geen enkel geval geaccepteerd, noch van vrijwilligers, noch van deelnemers aan/klanten van de diensten van VV. De gedragscode moet ervoor zorgen dat vrijwilligers zich veilig voelen en hun werk met plezier kunnen uitvoeren.
Privacy
Om ons werk goed te laten verlopen is het nodig om gegevens van deelnemers en vrijwilligers te bewaren. Dat doen we zo min mogelijk en met de nodige zorgvuldigheid. Om de privacy te waarborgen hanteert de VV de regels van het AVG. Daarmee is bepaald welke gegevens worden opgeslagen, hoe ze worden bewaard en wie er toegang tot heeft. Ook staat er beschreven hoe eventuele onjuistheden kunnen worden gewijzigd.
Klachtenreglement en vertrouwenspersoon
Waar mensen samenwerken, kan onvrede ontstaan over de manier waarop het werk wordt uitgevoerd. In sommige gevallen kan het verstandig zijn om een objectieve buitenstaander in te schakelen die het geschil helpt op te lossen.
Ook tussen vrijwilligers onderling, of tussen vrijwilligers en coördinatoren of projectleider kan onenigheid ontstaan over iemands functioneren. Vrijwilligers en betrokkenen mogen ervan uitgaan dat VV het hoor en wederhoor-principe toepast bij klachten meldingen en dat vertrouwelijkheid voorop staat.
Iedere vrijwilliger heeft het recht zich schriftelijk tot de vertrouwenspersoon of het bestuur van de VV te wenden indien hij van mening is dat zijn klacht onvoldoende serieus wordt genomen.
- Waardering
Naast de reiskostenvergoeding (zie hiervoor onder “5”) vindt in principe voor vrijwilligers geen beloning plaats voor ingezette uren bij VV.
Een vrijwilligersvergoeding wordt slechts verstrekt aan vrijwillige projectleiders en deze geschiedt uitsluitend volgens de dan geldende regels van de belastingdienst (voor 2024 geldt een belastingvrije bijdrage met maximum van 210,- per maand en 2100,- per jaar).
De afweging hierin is dat van hen veel wordt gevraagd v.w.b. verantwoordelijkheid voor borging van de continuïteit: het draaiende houden van de activiteit, het coördineren van de werkzaamheden, het bemensen van de openings- en/of activiteiten-uren en het financieel verantwoording afleggen ten opzichte van de begroting / planning (zie ook beschrijving werkzaamheden onder “2”).
In het geval er van een waarnemend projectleiderschap sprake is wordt de projectleiders-vergoeding toegekend aan de (langdurig) waarnemer of verdeeld over de waarnemers, en voor zover alle activiteiten en verantwoordelijkheden van de projectleider bij de waarnemer(s) is/zijn belegd.
Verder organiseert het bestuur bijeenkomsten voor alle vrijwilligers van de vereniging in de vorm van bv. een zomer- en winterborrel; en beide met een kleine attentie voor alle vrijwilligers als blijk van waardering voor de inzet.
Binnen de activiteit kan de projectleider met de vrijwilligersgroep afspraken maken over een jaarlijks uitje of activiteit. Het bestuur besluit over de maximale vergoeding hiervoor.
- Begeleidingscommissie Speelgoedbeurs en Kledingbeurs
Om meer uitdrukking te geven aan de betrokkenheid van ALV en Bestuur met de activiteiten van de VV is er een begeleidingscommissie voor - vooralsnog alleen - de Kledingbeurs en de Speelgoedbeurs opgericht. De begeleidingscommissie (2 ALV-leden en 1 bestuurslid) bespreekt samen met de projectleiders van KB en SGB periodiek de concrete vragen en problemen die spelen binnen de activiteiten. De projectleiders hebben hiermee tevens een direct aanspreekpunt binnen de begeleidingscommissie. Een ander waardevol punt is dat zaken die binnen beide activiteiten spelen gezamenlijk kunnen worden opgepakt en er kan van elkaar worden geleerd. Ook kan de begeleidingscommissie een rol spelen bij het leggen van bruikbare en zinvolle contacten buiten de Vincentiushof.